Digital Project แค่เทคโนโลยีที่ดียังไม่พอ

ผมผ่านบทบาทการทำ project ทางด้านดิจิตอลมาทั้งใหญ่ ทั้งเล็ก ทั้งยาก ทั้งง่ายมามากมาย อย่างหนึ่งที่คนมักจะมองภาพเรื่องของการนำโปรแกรมมาใช้ผิดไปมากก็คือ มันไม่เหมือนเครื่องใช้ไฟฟ้าที่พอเสียบปลั๊กแล้วใช้งานได้เลย หรือเกมส์ที่เราโหลดลงมาในมือถือแล้วเล่นได้เลย ยิ่งโปรแกรมทางธุรกิจความซับซ้อนยิ่งมาก มันไม่ใช่แค่ซื้อมาแล้วจบ เอามาเสียบปลั๊กให้พนักงานเล่นได้เลย ยังมีองค์ประกอบอื่นๆเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย ซึ่งบอกไว้ตรงนี้เลยว่า แม้จะเป็นแค่โปรแกรมบัญชีที่เอาไว้ให้ SME ใช้งาน มันก็ไม่ใช่เรื่องๆเล็กๆ

1. Software เชื่อผมเถอะครับว่า โปรแกรมที่สร้างมาเพื่อทำงานอย่างเดียวกันเช่น โปรแกรมบัญชี, โปรแกรมคลังสินค้า, โปรแกรม ERP ทุกโปรแกรมในโลก จะถูกจะแพง 95% ทำงานได้เหมือนกันหมด แต่สิ่งที่ทำให้ต่างออกไปคือเรื่องของสมรรถนะ ประสิทธิภาพ ความอัตโนมัติ ความครบเครื่อง และความสามารถในการประมวลผลขนาดของข้อมูลที่แต่ละโปรแกรมมีไม่เหมือนกัน (เรื่องสุดท้ายสำคัญมาก)นั่นเป็นเหตุที่ว่าทำไมบริษัทใหญ่ๆในโลกถึงเลือกใช้ SAP หรือ Oracle ในการใช้งาน ERP ทั้งที่มี ERP อีกเป็นสิบๆรายในโลกนี้ให้เลือกใช้ ทั้งนี้ ERP อื่นๆไม่สามารถรองรับการคำนวณข้อมูลขนาดใหญ่ได้ บริษัทขนาดเล็กอาจจะใช้ Express Software หรือ Crystal ERP ปิดบัญชี คอมพิวเตอร์นั่งคำนวณไปห้านาที แต่ถ้าเอาข้อมูลการเงินของ ปตท. มาใช้กับโปรแกรมเล็กๆ ให้มันคำนวณเป็นเดือนๆก็คงไม่เสร็จ ความถูกความแพงมันต่างกันตรงเทคโนโลยีในการคำนวณนั่นเองนี้ประสบการณ์ส่วนตัว ผมเคยได้ใช้ ERP ที่ราคาหลักล้าน แค่ข้อมูลบัญชีเก็บไว้มาแตะห้าหกปี ในบริษัทระดับร้อยล้าน เป็นที่รู้กันเลยว่าคืนวันสุดท้ายของเดือนห้ามใครขยันอยากทำงาน เพราะโปรแกรมจะเปิดให้ทำงานสำหรับการปิดบัญชีแต่เพียงอย่างเดียว เพราะหลักการคำนวณของโปรแกรมนี้คือ เริ่มต้นคำนวณจากวันที่ 0 ที่เริ่มต้นใช้งานทุกครั้ง ไม่มีการบันทึกบัญชีระหว่างทางหรือระหว่างปี (และทำไม่ได้ด้วย เฮ้ออออ) ในขณะที่ SAP หรือ Oracle มีวิธีการทำตรงนี้ต่างออกไป นี่ครับคือความถูกและแพงของโปรแกรมต่างๆ
2. Hardware แน่นอนโปรแกรมดี ตัวฮาร์ดแวร์ต้องรองรับด้วย โชคดีของคนสมัยนี้ที่โดยส่วนใหญ่ โปรแกรมจะถูกจัดเก็บไปให้บริการบน cloud เกือบหมดแล้ว ทำให้เรื่องนี้สมัยใหม่ มีแค่การดูแลให้อินเตอร์เน็ตไม่ล่ม และไม่มีผู้บุกรุกเข้ามาก่อกวนเพียงเท่านั้น
3. Consultant เป็นส่วนที่ไม่มีใครอยากเสียเงินเลย ไม่รู้จะจ้างมาทำไม ค่าตัวแต่ละคนก็แพงเสียเหลือเกิน แต่อย่างที่เล่าไปครับ โปรแกรมที่ซับซ้อน เราไม่สามารถที่จะซื้อมาเสียบปลั๊กแล้วใช้งานได้เลย หน้าที่แรกที่คนพวกนี้ทำคือ สอนถึงการติดตั้งว่า โปรแกรมเหล่านี้ คุณจะต้องเริ่มต้นที่จุดไหน 1 2 3 4 พวกเขาจะเป็นคนที่รู้ภาพรวมของแต่ละธุรกิจอยู่แล้วว่า แต่ละแผนก แต่ละบุคคล แต่ละหน่วยงาน มีวิธีการทำงานที่สัมพันธ์กันอย่างไรอย่างที่ผมเกริ่นไป 95% ในโลก โปรแกรมทำงานเหมือนกันหมดครับ แต่ทุกบริษัทจะมีข้อแตกต่างกันเสมอ ต่อให้เป็นบริษัทประเภทเดียวกัน ขนส่งเหมือนกัน ผลิตของอย่างเดียวกัน มันจะมีรายละเอียดเล็กๆน้อยๆที่ต่างออกไป ซึ่งข้อแตกต่างตรงนี้ มันจะมีทั้งที่ โปรแกรมที่เราเลือกสามารถทำเรื่องนี้หรือแก้ไขปัญหาเรื่องนั้นได้ทันทีโดยไม่ต้องไปทำอะไรหรือในอีกทางหนึ่ง โปรแกรมที่เราเลือกมามันทำให้เราไม่ได้ มันก็มีอีกว่า ทำได้แต่ต้องไปแก้โปรแกรม (ซึ่งโดยมากเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม) หรือทำได้ด้วยวิธีอื่น ซึ่ง Consult จะมีวิธีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการใช้งานโปรแกรม หรือหากจำเป็นวิธีการทำงาน ไม่มีอะไรที่เป็นไปไม่ได้โดยไม่สมเหตุสมผลดังนั้นทุกโครงการจะมีผู้รู้คอยมาทำหน้าที่ทั้งชี้แนะว่า โปรแกรมที่ท่านซื้อมาใช้งานอย่างไร และงานที่ท่านทำควรปรับเปลี่ยนอย่างไรเพื่อให้ท่านทำงานได้ราบรื่น ลดความยุ่งยาก ลดความผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งทั้งหมดทั้งมวล จะมาลงที่บุคคลอีกสองกลุ่มที่สำคัญมากในโครงการต่างๆ
4. ผู้ปฏิบัติงาน โดยทั่วไปเรารู้กันอยู่แล้วว่าหน้าที่ของใครคืออะไร ก่อนและหลังการทำโครงการจะไม่ค่อยต่างออกไปเท่าไหร่ นอกจากนี้หน้าที่สำคัญของคนปฏิบัติงานยังเป็นผู้รวบรวมข้อมูลที่จะใช้ในระบบใหม่ๆอีกด้วย ก็นับว่าเป็นโชคดีอีกครับ ที่ผมเคยอยู่ทั้งองค์กรที่ทุกคนช่วยกันแบ่งงานกันทำ และองค์กรที่โยนงานกันไปกันมา จุดนี้อยู่ที่วัฒนธรรมขององค์กรเลยว่า ก่อนหน้าจะเริ่มต้นโครงการเป็นอย่างไรเราไม่พูดถึงแบบทุกคนช่วยกันทำงานก็แล้วกันนะครับ พูดถึงนิสัยมนุษย์ทั่วไปที่ชอบโยนงานกันทำ เรื่องที่เบาใจได้อย่างหนึ่งคือ แต่ละงานที่จะต้องมอบหมายให้ผู้ปฎิบัติงานไปหาข้อมูล หรือเป็นคนปฏิบัติหน้าที่นั้นๆต่อไป มีความชัดเจนในตัวของมันอยู่แล้วว่า ใครจะต้องเป็นคนทำ จะมีบ้างที่อาจจะตกลงกันไม่ได้ว่า ใครควรเป็นคนทำดี เพราะเป็นความคาบเกี่ยวระหว่างสองแผนกผมเคยเจอดราม่าเรื่องของการเปิดบิลล์ขายมาแล้ว ฟังดูมันน่าจะหน้าที่เซลล์ หรือแผนกการตลาด แต่มันไม่ใช่ซะทีเดียว เพราะมันดันมีการเปิดบิลล์ขายแบบพิเศษขึ้นมา ขายเลหลังหน้าโกดัง เซลล์บอกงานนี้หนูไม่เกี่ยวนะคะ หนูไม่ได้เป็นคนจัดงาน หนูไม่ทำ โกดังบอก ปกติฉันไม่ได้มีหน้าที่เปิดบิลล์ขายจะมาให้ฉันเปิดได้ยังไง เถียงกันไปเถียงกันมา สุดท้ายจบที่คนที่สำคัญที่สุดของเรื่องนี้
5. เจ้านาย นอกจากมีหน้าที่กำหนดนโยบายให้ชัดเจน ยังเป็นหน้าที่ของท่านที่จะต้องเป็นผู้ชี้ขาด กรณีเกิดปัญหาระหว่างบุคคลสองคน หรือแผนกสองแผนก (เรื่องใหญ่ๆก็ไม่มีใครอยากทำงานนั่นแล) หรือจะโยนให้ใครเป็นกรรมการเรื่องนี้ก็สุดแท้แต่ผมเห็นว่า เจ้านายมีบทบาทสำคัญมากเลยนะ ที่จะต้องใช้จิตวิทยาอย่างไรก็ได้ ให้ลูกน้องไม่รู้สึกไม่ดี หลายครั้งที่มีการทำโครงการขึ้นมาใหม่ แล้วผู้ปฏิบัติงานที่ร่วมทุกข์ร่วมสุขกับโครงการมาลาออกตอนจบ บริษัทต้องปวดหัวหาคนมาทดแทน ซึ่งทั้งหมดมันไม่ใช่เรื่องเงินเลย แต่ออกเพราะการตัดสินใจของคุณเจ้านายที่เคารพล้วนๆทำอย่างไรให้ ผู้ปฏิบัติงาน รู้สึกว่าตัวเองมีความสุข เป็นเรื่องที่ยากที่สุดของคุณเจ้านายแล้วครับ แต่ถ้าทำได้ ร้อยทั้งร้อย โครงการเสร็จสมบูรณ์อย่างที่คุณเจ้านายต้องการแน่นอน
6. Support เอาล่ะ โครงการบังเกิดขึ้น ใช้งานได้จริงแล้ว แต่แน่นอนทุกโครงการไม่ได้มันบอกไม่ได้หรอกว่า เราจะต้องไปเจออะไรในอนาคต จุดสุดท้ายยังต้องมีคนคอยช่วยเหลือให้คำแนะนำการแก้ไขปัญหาต่างๆในโปรแกรม ในเรื่องที่เรายังไม่เคยเจออีก ไม่ว่าเราจะจ้างคนๆนี้ไว้เป็นลูกจ้างของบริษัทเอง หรือให้ใช้บริการของบุคคลภายนอก ส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญไม่แพ้การเลือกโปรแกรมและที่ปรึกษาให้ถูกต้องเลย

ถ้าอ่านจบจะค้นพบเลยว่า แค่เทคโนโลยี โปรแกรมที่สมบูรณ์แบบที่สุดในโลกยังไม่พอ ยังต้องมีเรื่องของ Know How, คน และเรื่องของจิตวิทยาเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย สนใจข้อมูลเพิ่มเติม ถ้าต้องการปรึกษาอะไร อยากจะทำอะไรที่จะช่วยพัฒนาองค์กรของท่านได้ ส่งข้อความเข้ามาได้ครับ เรื่องเล็กเรื่องน้อย ผมและทีมงานยินดีให้คำปรึกษานะครับ