ERP มีแล้วดีแบบนี้นี่เอง

คุณปวดหัวมั๊ยกับการใช้โปรแกรมบัญชีระบบหนึ่ง โปรแกรม POS อีกระบบหนึ่ง โปรแกรมคลังอีกระบบหนึ่ง บางอย่างยังจดอยู่บนกระดาษอยู่เลย จะทำอะไรทีต้องทำงานหลายหน คีย์ออร์เดอร์เสร็จยังต้องไปพิมพ์เข้าระบบบัญชีอีกที จริงๆเรื่องของการเชื่อมระบบทุกอย่างเข้าด้วยกันมีมานานพอสมควร

ERP มาจากคำว่า Enterprise Resource Planning เป็นโปรแกรมที่บูรณาการข้อมูลของทั้งองค์กรเข้าไว้ในระบบเดียวกัน เพื่อสามารถใช้ทรัพยากรภายในองค์กรได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

โดยมาก ERP จะเริ่มต้นจากระบบบัญชีครับ หลังจากนั้นขึ้นอยู่กับองค์กรของคุณแล้วว่า ต้องใช้งานอะไรบ้าง มีการเก็บสต๊อกหรือไม่ มีการผลิตหรือเปล่า หรือเป็นซื้อมาแล้วขายไป องค์กรแต่ละองค์กรจะมีการใช้งานไม่เหมือนกัน แต่ข้อมูลทุกอย่างเมื่อนำมาเชื่อมต่อกันแล้ว จะทำให้ลดขั้นตอนการทำงาน ลดความผิดพลาด และได้ผลลัพธ์อัตโนมัติ

ตัวอย่างง่ายๆคือ สมมุติเราเป็นบริษัทซื้อมาขายไป ขายถุงมือง่ายๆ เราอาจจะเริ่มจากการจัดซื้อถุงมือเข้ามาจัดเก็บ โดยเริ่มจากการพิมพ์ใบสั่งซื้อและจำนวนเข้าไปในระบบก่อน เมื่อเราได้รับของและบอกกับระบบ จำนวนเงินในใบสั่งซื้อจะวิ่งไปที่บัญชีขาจ่าย AP เพื่อตั้งเจ้าหนี้ตามจำนวนเงินในใบสั่งซื้อทันที ขณะที่จำนวนของถุงมือจะถูกส่งเข้าไปยังในส่วนของ Inventory ทั้งจำนวนและต้นทุนที่เสียไป

เมื่อมีคนสั่งซื้อ เราทำการเปิด Invoice สิ่งที่ต้องทำคือไปตัดของจาก Inventory ตามจำนวนดังกล่าว เพื่อส่งไปขาย บวกค่าขนส่ง ส่วนลด ค่าการจัดการครบ ทางบัญชีเองจะมีการตั้งบัญชีรายรับ AR เพื่อตั้งเจ้าหนี้ทันที ระบบจะส่งมูลค่าขายไปยังบัญชีเพื่อคำนวณผลกำไรขาดทุน สุดท้ายเราจะสามารถปิดบัญชีได้ด้วยการทำงานพริบตาเดียว

ระบบในปัจจุบันสามารถช่วยท่านในการทำแผนการผลิต โดยสามารถนำ Safety Stock และ Material Resource Planning เพื่อทำการพยากรณ์การใช้วัตถุดิบได้อย่างถูกต้อง หรือท่านจะทำการต่อเชื่อมกับ HR เพื่อวางแผนทางด้านกำลังพล

แม้ว่า ERP โดยส่วนใหญ่ในท้องตลาดจะออกแบบมาครบถ้วยสมบูรณ์ขนาดไหน และโฆษณาว่า ERP ของเขานั้นใช้กับองค์กรนั้น องค์กรนี้มาก่อน ทั้งหมดทั้งมวลอยู่ที่องค์กรของท่านว่าเป็นองค์กรที่ทำอะไรรูปแบบไหน เราก็หาโมดูลต่างๆมาเชื่อมต่อกับสิ่งที่องค์กรของเราต้องการ ซึ่งแม้จะเป็นองค์กรที่มีธุรกิจลักษณะเดียวกัน แต่ด้วยข้อกำหนดและความต้องการของแต่ละองค์กรจะมีสิ่งที่ต่างกันเสมอ ไม่จำเป็นว่า ERP ที่ใช้งานองค์กรหนึ่งจะใช้ได้ดีกับอีกองค์กรหนึ่ง  ระบบ ERP ของท่าน สุดท้ายจะต้องถูกปรับเปลี่ยนให้กลายเป็นของท่านเอง

และที่ผมย้ำเสมอ สุดท้ายสิ่งที่ท่านจะต้องได้จาก ERP คือการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยเวลาการทำงานที่น้อยลง