จัดซื้อจัดจ้างไอที อยากได้ของดีต้องทำยังไง

วันนี้นั่งอ่านเกี่ยวกับปัญหาการจัดซื้อจัดจ้างอุปกรณ์ไอทีที่แพงเกินจริงของภาครัฐ และบังเอิญมีเพื่อนๆที่ทำงานอยู่ในภาคเอกชน บ่นขึ้นมาในปัญหาทำนองเดียวกัน ปัญหาจริงๆมันเกิดจากตรงจุดไหนกันแน่

ผมโชคดีที่เมื่อเริ่มทำงาน ผู้บริหารเปิดโอกาสให้ตัดสินใจเลือกซื้อ เลือกใช้ เลือกของที่จะมาประกอบการทำงานในโปรเจคท์ต่างๆตั้งแต่อายุยังน้อย โดยมีส่วนในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายมาเสมอๆ (หรือเพราะผมไม่ตามใจเจ้านายก็ไม่รู้นะ นายเลยต้องตามใจผม) และโชคดีอีกเช่นกันที่ ผ่านผู้บริหารมาหลายยุค หลายประเภท จึงพอจะเล่าประสบการณ์ส่วนตัวได้ อะไรที่พลาด อะไรที่ไม่พลาด

อย่างแรกเลย ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ไอที หรือจะเป็นซอฟแวร์ มีองค์ประกอบหลายอย่างที่ต้องพิจารณามากกว่าเรื่องของราคาว่าจะถูกหรือแพง องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดคือ คุณจะซื้อเจ้าสิ่งนั้นมาเพื่อจุดประสงค์อะไร ความคุ้มค่าทั้งในระยะสั้นระยะยาวของสิ่งที่เราจะซื้อ และค่าใช้จ่ายอื่นๆที่จะเกิดขึ้นหลังจากที่ใช้งานเจ้าสิ่งนั้น ซึ่งข้อสุดท้าย คนมักจะพลาด

เริ่มจากจุดประสงค์ในการซื้อเจ้าสิ่งนั้นมา ผมมีหลักการง่ายๆครับ ผมจะสนับสนุนเสมอในสิ่งที่ไอทีทำให้เพื่อนร่วมงานของผม ทำงานน้อยลง ลดความยุ่งยากซับซ้อนในการทำงาน และที่สำคัญที่สุดเลยคือ สุดท้ายคุณได้ใช้เจ้าสิ่งนั้นจริงๆหรือไม่

ผมยกตัวอย่าง ผมเคยได้รับมอบหมายให้สร้างระบบรายงานแบบสวยงาม ราคาหลักล้านต้นๆ (ซึ่งเอาตามตรง หลังจากพูดคุยกับคนใช้งานจริง ผมไม่เห็นด้วยเท่าไหร่นะ) สิ่งที่เกิดขึ้นคือ คนทำงานยังรักที่จะใช้สิ่งที่เขาคุ้นเคยคือ Excel รวมทั้งผู้บริหารและเลขาฯของผู้บริหารที่ให้จัดซื้อเจ้าสิ่งนี้ด้วย ทุกวันนี้รายงานต่างๆกลายเป็นเหมือนอนุเสาวรีย์อยู่ในเซิฟเวอร์ที่ไม่มีใครเปิดดูมาหลายปี จนผมลาออกแล้ว ก็ไม่แน่ใจว่าอีกสิบปีจะมีใครเปิดดูมั๊ย

เรื่องของความคุ้มค่าในระยะสั้นและระยะยาว เป็นเรื่องที่เราใช้ตัดสินใจว่า เราจะเลือกว่าเจ้าสิ่งที่เราซื้อมาทำอะไรได้มากน้อยขนาดไหน บางอย่างถูกจริงแต่อายุการใช้งานสั้น และทุกครั้งที่ต้องมีการเปลี่ยนนั่นคือการเสียโอกาสที่จะเกิดขึ้นเกี่ยวกับต้นทุนทางด้านเวลา บางครั้งสิ่งที่กำลังจะตกรุ่นอยู่ในราคาที่มันล่อตาล่อใจ เมื่อเทียบกับของที่เพิ่งออกใหม่ แต่สุดท้ายในเวลาไม่นาน เราต้องเปลี่ยนเพื่อไปใช้งานในสิ่งนั้นอยู่ดี ความยุ่งยากในการเปลี่ยนและเวลาที่เสียไปมักไม่ถูกนำมาพูดถึงก่อน

สิ่งที่มักจะพลาดที่สุดในการจัดซื้อไอที นอกจากซื้อมาได้ใช้มั๊ย ซื้อมาคุ้มค่าในระยะยาวมั๊ย คือ ค่าใช้จ่ายที่ตามมาในอนาคต

เช่น แผนกขายเคยวาดฝันว่าจะมีแคตตาล๊อกออนไลน์ให้เซลล์ตามต่างจังหวัดเอาใส่แท็บเล็ตเอาไปใช้งาน เป็นเรื่องดูดีในทางไอเดีย แต่สิ่งที่แผนกขายลืมนึกไปคือ ค่าใช้จ่ายในการทำแคตตาล๊อก ที่แน่นอนฝ่ายขายทำเองไม่ได้แน่ๆ และจริงๆแล้วสิ่งที่ควรทำคือ คอนเทนท์ออนไลน์ดีๆ ที่ใช้งานได้มากกว่าบนแท็บเล็ต ซึ่งเช่นกัน ไม่ใช่ของฟรี สุดท้ายแท็บเล็ตดังกล่าวกลายเป็นสิ่งที่กองอยู่ ไม่มีใครเอาไปใช้งาน

ค่าใช้จ่ายที่ตามมารวมถึงบุคคลากรที่ต้องใช้ หรือการจัดจ้างเอาท์ซอร์สที่จะต้องตามมาในอนาคต เช่น เราอาจจะหาอุปกรณ์ป้องกันไวรัสแบบฟรีที่ใช้งานได้เหมือนของที่ต้องเสียเงินซื้อลิขสิทธิ์รายปีมาทุกอย่าง แต่อุปกรณ์ป้องกันไวรัสตัวดังกล่าวต้องการใช้ผู้ที่มีความรู้เฉพาะทางในการใช้งาน ซึ่งเมื่อมีความรู้เฉพาะทาง ไม่ว่าจะจ้างรายเดือนหรือเป็นครั้งคราว ค่าใช้จ่ายโดยรวมอาจจะสูงกว่าการเสียเงินรายปีจบในครั้งเดียวเลยก็ว่าได้

สุดท้าย มักจะมีคำตอบมาเสมอว่า งั้นไม่ซื้อดีกว่า ไม่ใช่เรื่องแปลกครับ บางครั้งการไม่เสียเงินก็เป็นทางเลือกที่ดีที่สุด ถ้าบริษัทยังไม่มีความพร้อมในการลงทุน แต่ถ้าเป็นเรื่องที่ทำให้ชีวิตของคนทำงานง่ายขึ้น ชีวิตของคนที่เป็นเจ้าของเงินดีขึ้น กัดฟันลงทุนไปเถอะครับ จะถูกจะแพงมันเป็นอีกเรื่องหนึ่ง ขึ้นอยู่กับว่าสิ่งที่เราอยากได้มันหาซื้อได้ง่าย และมันมีความเฉพาะทางขนาดไหน