ลดเอกสาร ลดกระดาษ เท่ากับประหยัด คุณเข้าใจอะไรผิดหรือเปล่า?

การลดเอกสาร ลดกระดาษ เรียกว่าจะเป็นความฝันของทุกองค์กรเลยก็ว่าได้ที่จะทำให้เป็นจริง ไม่แต่เพียงเป็นสิ่งที่พูดขึ้นมาแล้วทำให้รู้สึกว่าช่วยประหยัดเงินเพิ่มกำไรให้องค์กร แต่ยังเป็นสิ่งที่ทำให้ดูดี คุยโม้ได้ไปทั่วว่า ออฟฟิซฉันไม่ใช้กระดาษ รักสิ่งแวดล้อม พูดแล้วดูดีมาก

ภายใต้นโยบายอันสวยหรูที่หลายแห่งพยายามกันเหลือเกินที่จะลดการใช้งานเจ้ากระดาษจอมเปลืองนี้ให้ได้ แต่ยังต้องยอมรับว่า หลายหน่วยงานยังไม่พร้อมที่จะยอมรับความจริงบางข้อ จนทำให้การลดกระดาษเป็นคำพูดอันสวยหรูว่าจะทำมากกว่าปฏิบัติได้จริง

อย่างแรกเลย การลดเอกสาร ลดกระดาษ ไม่ใช่ว่าคุณจะไม่ต้องลงทุน การนำเทคโนโลยีพวก E-Document เข้ามา สุดท้ายสิ่งที่คุณต้องเสียแน่ๆคือ ค่าใช้จ่ายในการสร้างระบบดังกล่าวขึ้นมา ยิ่งถ้าต้องการให้ระบบเอกสารถูกส่งผ่านอัตโนมัติจากมือถือมือ ตำแหน่งต่อตำแหน่งเท่าไหร่ ค่าใช้จ่ายในการสร้างและควบคุมระบบดังกล่าวยิ่งสูงมากขึ้นเป็นเงาตามตัว

สุดท้ายระบบดังกล่าวมักมาตายที่คน เพราะสุดท้ายคนจะเป็นคนพิมพ์เอกสารต่างๆออกมา ด้วยเหตุผลร้อยแปดพันเก้า และระบบที่ลงทุนมาไม่ช่วยอะไร การพิมพ์เอกสารเท่าที่จำเป็นอยู่ที่บุคคลากรด้วย สุดท้ายอาจกลายเป็นเรื่องที่เสียทั้งเงินลงทุน และยังไม่ประหยัดกระดาษเหมือนที่ตั้งใจไว้

แม้แต่การแชร์ไฟล์งานร่วมกันให้เข้าไปอ่านได้สะดวกในที่เก็บข้อมูลกลาง เราก็เห็นบ่อยๆว่า สุดท้ายทุกคนพิมพ์เอกสารดังกล่าวออกมาอยู่ดี การถือ Tablet เข้าไปประชุมกับเอกสารดังกล่าว ทำให้ดูเป็นตัวประหลาดและไม่เป็นมืออาชีพอีกต่างหาก และแน่นอนไม่ใช่ทุกคนที่มี Tablet แต่คนที่มีก็ยังพิมพ์เอกสารออกมาอยู่ดี

ดังนั้นนอกจากลงทุนพัฒนาระบบ คุณยังต้องเตรียมความพร้อมทางด้านบุคคลากรและอุปกรณ์ต่างๆด้วย เรื่องนี้จึงไม่ใช่เรื่องกล้วยๆแค่เอากระดาษออกไปแบบที่หลายคนเข้าใจ

ระบบเอกสารที่อาจจะเรียกได้ว่า ลดงานได้ชัดเจนที่สุดในปัจจุบัน น่าจะเป็นเรื่องของใบขาดลามาสาย ขออนุญาตเจ้านายไปพักร้อน เพราะมีความไม่ยุ่งยากซับซ้อน ถ้าองค์กรไหนจะเริ่มก็เริ่มจากจุดนี้ได้

เอาล่ะถ้าไม่ลงทุน มีวิธีการลดกระดาษอื่นๆอีกมั๊ย มาตรการการลดกระดาษขั้นต่อมาที่ส่วนใหญ่ใช้กันคือ ใช้กระดาษที่ใช้แล้วมาใช้ซ้ำ

สิ่งที่ผู้ใช้งานมักจะไม่ทราบคือ ปัญหาของการใช้กระดาษใช้แล้วคือ มันจะทำให้ลูกยางในเครื่องพิมพ์เสื่อมสภาพเร็วขึ้น แต่นั่นไม่เท่ากับกระดาษใช้แล้ว มักจะมีเศษเหล็กเศษลวดติดเข้ามาด้วย ทำให้เครื่องพิมพ์เสีย และท่านต้องเสียค่าซ่อมเป็นมูลค่าสูงกว่ากระดาษหลายกล่องนัก

การใช้กระดาษใช้แล้ว จริงๆควรใส่ทีละแผ่น เลือกกระดาษที่มีสภาพไม่ยับ ไม่ฉีกขาด เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายต่อตัวเครื่องพิมพ์มากนัก แต่บอกได้เลยครับ จากการเป็นพนักงานฝ่ายคอมพิวเตอร์มาเป็นสิบปี ผมไม่เคยไม่เห็นเครื่องพิมพ์เครื่องไหนรอดตายเพราะกระดาษใช้แล้วซักเครื่อง สุดท้ายจะมีพนักงานที่เอาสะดวกทำพังเสมอ คำแนะนำที่ดีที่สุดของผม แต่อาจจะดูไม่รักสิ่งแวดล้อมคือ อย่าไปใช้มันเลยครับ พังมาเราไม่รู้หรอกใครทำ นอกจากเราใช้ของเราคนเดียวอีกเรื่องหนึ่ง

มีความพยายามให้พิมพ์ยากๆ เช่นลดเครื่องพิมพ์ เวลาจะพิมพ์ทีต้องเดินขึ้นลงตึกสามชั้น แต่หารู้ไม่ว่า นั่นเป็นการทำให้เครื่องพิมพ์ทำงานหนัก และสุดท้ายเครื่องพิมพ์ก็ไม่รอดต้องส่งซ่อม เสียเงินแถมเสียเวลา เป็นอีกเรื่องที่ไม่ควรทำเอาเสียเลย

สุดท้ายที่ผมจะบอกคือ การลงทุนด้านการลดงานเอกสาร ผลตอบแทนอาจจะไม่ใช่ความคุ้มค่าเรื่องเงิน แต่ควรจะต้องมองไปถึงการลดเวลา ลดทรัพยากรที่ใช้ ลดความซับซ้อนของงาน พนักงานทำงานมีความสุขในการทำงาน ไม่ต้องมานั่งทำอะไรซ้ำๆเดิมๆตลอดทั้งวัน ให้เขามีเวลาไปทำอย่างอื่นให้เรา อะไรทำนองนั้นมากกว่า

แต่ถ้าคุณเริ่มต้นลดกระดาษ ลดงานเอกสารเพราะอยากประหยัดเงิน คุณจบตั้งแต่คิดแบบนั้นแล้วครับ