E-Mail ใช้กับธุรกิจให้ดี ฟรีหรือจ่าย

มีใครวันนี้ยังไม่ได้เชค E-Mail กันบ้าง หรือยังไม่ได้รับ E-Mail กันบ้างรึเปล่าเอ่ย คงไม่น่าจะมีแล้ว เรื่องของเจ้าจดหมายอีเลคทรอนิคส์ ดูเหมือนจะเป็นเรื่องง่ายๆ แต่ถ้าให้เขียนถึง ต้องบอกว่าเป็นมหากาพย์กันได้เลย ปัจจุบัน ยังคงมีปัญหาเรื่องความเข้าใจเกี่ยวกับอีเมลล์กันอยู่มาก คงต้องว่ากันไปทีละเรื่องครับ

มหากาพย์เกี่ยวกับ E-Mail ขอเริ่มตอนแรกก่อนเลย E-Mail ฟรี หรือ จ่าย

ในการประชุมครั้งหนึ่งของผม เคยมีคนเสนอให้เลิก E-Mail ขององค์กรแล้วให้ทุกคนไปใช้ gmail หรือ hotmail เพราะว่ามันฟรี ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย เราไม่ว่ากันเพราะเขาอาจจะหวังดีต่อองค์กร อยากประหยัด แม้ว่าเวลาคนทั่วไปทำงานในบริษัท อย่างแรกที่เราคิดก็คงจะต้องเป็น เลือกแบบจ่ายเงินสิ เพื่อความปลอดภัย เพื่อความน่าเชื่อถือ ไม่ได้บอกว่าคุณเข้าใจผิดนะ แต่ใช่ว่า E-Mail แบบเสียเงินจะเป็นแบบนั้นซะทีเดียว

ทุกวันนี้เราเสียเงินค่าสร้าง E-Mail แบบมีค่าใช้จ่ายกันไปทำไม E-Mail บริษัทเสียเงินแต่ละปีไม่ใช้น้อยๆ กับ E-Mail ฟรี ที่เปิดให้บริการกันอยู่ทุกวัน มีความแตกต่างกันหรือไม่ ค่อยๆตามกันไปนะครับ

E-Mail ที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย อย่าง hotmail หรือ gmail ปัจจุบัน รูปแบบการได้รับบริการ สิ่งที่ทำได้ในระดับผู้ใช้งานทั่วไป ไม่ได้แตกต่างกันออกไปกับแบบเสียเงิน บางอย่างอาจจะดีกว่าแบบเสียเงินบางประเภทด้วยซ้ำ (แบบเสียเงินมีหลายอย่างนะครับ)

เรื่องความปลอดภัย ถ้าคุณตั้งพาสเวิร์ดให้พิศดารที่สุดแบบที่คุณจำได้ ไม่เที่ยวเอาอีเมลล์ส่วนตัวไปใช้ในเครื่องของคนแปลกหน้า ไม่กดลงทะเบียนแบบต้องใช้พาสเวิร์ดในเวบดูคลิปโป๊ฟรี คุณไม่ได้ทำงานเกี่ยวกับความมั่นคงของชาติ คุณไม่ได้ซ่อนรูปส่วนตัวของคุณไว้ในอีเมลล์ ความปลอดภัยที่ใครจะมาแอบดู E-Mail ของคุณ บอกได้เลยว่าไม่ได้ต่างกันมากนัก เช่นกัน แบบเสียเงินบางระบบความปลอดภัยจะต่ำกว่าของฟรีด้วยซ้ำ

สิ่งที่แตกต่างออกไปที่เห็นได้ชัดอย่างแรก คือ นามสกุลหลัง @ มากกว่า ถ้าเป็น E-Mail ที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย คุณจะต้องใช้งานเป็น ยอดฟ้า(นามสมมุติ)@hotmail.com หรือ ยอดฟ้า(นามสมมุติ)@outlook.com ซึ่งใครก็สามารถจดชื่อดังกล่าวได้ ถ้ายังไม่มีใครใช้ชื่อดังกล่าว

คุณสามารถใช้ E-Mail อย่าง นายตนเอง@gmail.com หรือ เจ้าของกิจการ@hotmail.com แต่ความน่าเชื่อถือมันจะน้อยกว่า ชื่อคุณ@นายตนเอง.com เยอะครับ นั่นเป็นสาเหตุแรกที่ทำให้เราต้องเสียเงิน มันคงรู้สึกแปลกๆ ถ้าเราจะต้องติดต่อธนาคาร โดยส่งไปที่ ชื่อธนาคาร@gmail.com

พอต้องมี url ส่วนตัว คุณก็ต้องเสียเงินแล้วล่ะ อย่างน้อย  300 บาท

อย่างต่อมาที่แตกต่างออกไปคือ ถ้ามีคนซักสองร้อยคนในองค์กร การมานั่งจดจำว่า น้องฝ้ายแผนกบัญชี น้องน้ำแผนกการตลาด เจ๊แดงแม่บ้านเท้าแชร์ใช้ E-Mail ว่าอะไร มันเป็นเรื่องยากพอสมควร เกิดถ้ามีคนใช้ชื่อ E-Mail แบบอ่านแล้วไม่รู้ว่าใคร ยิ่งงานช้าง ถึงแม้ว่าจะมีตัวช่วยอย่าง Contact List แต่โอกาสส่งเมลล์ผิดมีสูงมาก

การใช้ E-Mail ฟรี จำไว้เลยว่า หากเกิดอะไรขึ้น แผนก IT เอง ไม่สามารถช่วยอะไรได้ เพราะไม่มีอุปกรณ์หลังบ้านในการควบคุม แม้แต่เรื่องพื้นฐานอย่างการลืมพาสเวิร์ด การช่วยสร้าง Contact List จนไปถึงการโดนแฮคอีเมลล์

E-Mail แบบฟรีจึงเหมาะกับการใช้งานในองค์กรขนาดเล็ก ติดต่อกันภายในไม่กี่คน และสิ่งที่อยู่ในอีเมลล์ไม่ได้มีความสำคัญมากนัก แต่ถ้าให้แนะนำ ผมยังแนะนำให้ใช้ E-Mail แบบเสียเงินอยู่ ซึ่งปัจจุบันมีอยู่หลายรูปแบบ จะมาอธิบายในโอกาสต่อไปครับ